การประชุม กับ การทำงาน มักจะเป็นเรื่องที่หนีกันไม่พ้น
เมื่อเราต้องใช้เวลาไม่น้อยไปกับการประชุม คำถามคือ จะประชุมอย่างไรให้ได้งาน
เชื่อว่าหลายคนคงรู้จักกับหลักทั่วๆไปเกี่ยวกับการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น การมีวาระการประชุม ควบคุมให้อยู่ในประเด็น หรือ จดบันทึกการประชุม เป็นต้น
วันนี้หัวหน้าแนะนำทีม (เป็นครั้งที่เท่าไหร่แล้วก็ไม่รู้) ว่าให้ประชุมแบบ working meeting
working meeting นี้เป็นยังไง?
working meeting คือ การใช้ประชุมเป็นตัวขับเคลื่อนให้ได้งาน (more…)
[youtube id=”h_Gv9JEUaV4″ height=”353″ width=”574″ marginbottom=”15″]
VDO clip นี้เป็นสุนทรพจน์ของ Rakesh Khurana คณบดีของมหาวิทยาลัย Harvard กล่าวตอนรับนักศึกษาใหม่ประจำปี (Class of 2018)
ผมสรุปเนื้อความจาก clip นี้มาฝาก สำหรับน้องๆที่ไม่สันทัดภาษาอังกฤษ เพราะคิดว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับตัวน้องในอนาคต
- Rakesh มองการศึกษาในระดับอุดมศึกษาปัจจุบันอย่างเป็นห่วง เพราะมีสภาพการแข่งขันเหมือนหนัง The Hunger Games แก่งแย่งกันเพื่อจะให้ได้คะแนนดี ดูฉลาดกว่าคนอื่น
- การเรียนในมหาวิทยาลัย คุณจะได้ประสบการณ์อีกแบบ ที่ไม่เหมือนกับการเรียนมัธยมที่ต้องพิสูจน์ตัวเอง ด้วยการสอบวิชาต่างๆ เหมือนการกระโดดลอดห่วง
- จากการถามทั้งอาจารย์ และนักศึกษาว่า อะไรคือแก่นประสบการณ์ของการเรียนและการใช้ชีวิตใน Harvard ที่นักศึกษาควรได้ สรุปออกมาเป็นคำว่า Transformation
- อธิบายให้เห็นความต่างของ Transformation โดยเทียบกับ Transaction เช่น ถ้าลงเรียนก็ตั้งใจเรียนตามแผนที่วางไว้ ซึ่งข้อดีก็คือ อาจทำให้จบด้วยเกรดดี ได้งานดีๆ อยู่ในกรอบ หรือ comfort zone ของตัวเอง
- ถ้าเป็น Transformation ซึ่งเป็นการใช้ประโยชน์จากประสบการณ์ในรั้วมหาวิทยาลัยให้เต็มที่ใน 3 ด้าน คือด้านสติปัญญา สังคม และตัวเอง จะต้องกล้าเปลี่ยนแปลง ทำให้สิ่งที่ยาก หรือออกจาก comfort zone ของตัวเอง
- ด้านสติปัญญา คุณต้องค้นหาองค์ความรู้นอกเหนือตำรา ผ่านการแลกเปลี่ยนความคิดกับคนอื่นที่คิดต่างจากคุณ แล้วมาสะท้อนคิด (reflect) ว่า คุณอยากเป็นคนแบบไหน หรือแทนที่จะสนใจเรื่องวัตถุหรือชื่อเสียงของโรงเรียนที่จะเรียนต่อ ให้สนใจที่ เส้นทาง (path) ซึ่งหมายถึงเลือกลงเรียนวิชาที่ยาก และน่าสนใจ มากกว่าวิชาที่ลงเพราะว่าเรียนง่าย หรือเกรดง่าย
- ด้านสังคม แทนที่จะรู้จักกับคนในวงสังคมเดิมๆเหมือนมัธยม คุณต้องตั้งใจที่จะทำความรู้จักกับคนที่หลากหลาย มีวิธีคิดต่างจากคุณ และไม่เพียงรู้จักแบบผิวเผิน หรือ เพื่อผลประโยชน์ แต่พยายามเปิดใจทำความรู้จัก เข้าใจ เคารพในตัวตน และความต่างแต่ละบุคคล ซึ่งจะเปิดโอกาสเครือข่ายของเราลึกขึ้น และยั่งยืนกว่า
- ด้านตัวเอง ให้สะท้อนคิด เพื่อจะตอบ 3 คำถามกับตัวเอง คือ 1) ฉันคือใคร? 2) คนอื่นมีประสบการณ์อย่างไรกับฉัน? และ 3) ฉันจะใช้ความสามารถหรือพรสวรรค์ที่มีอย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด?
- แน่นอนว่า Transformation path นี้ไม่ง่าย แต่ถ้าเราไม่ใช้โอกาสในการคิดและย้ำในจุดยืน สิ่งที่ตัวเองเชื่อ เพื่อตอบคำถามว่าคุณเป็นใคร แล้วคุณต้องการอะไรในชีวิต อีก 20 ปี คุณก็จะยังทำ และใช้ชีวิตเหมือนเดิม
แม้ส่วนตัวจะเรียนจบมาหลายปีแล้ว ผมก็คิดว่าคลิปนี้ยังมีประโยชน์ ยิ่งถ้าน้องๆที่กำลังเรียนอยู่ได้มีโอกาสฟัง คิดตาม และเอาไปใช้ ผมเชื่อว่าน้องๆจะใช้ชีวิตในมหาวิทยาลัยได้อย่างคุ้มค่า และชีวิตหลังจากเรียนจบก็จะเปลี่ยนไปในทางที่ดีอย่างก้าวกระโดดจนคาดไม่ถึงแน่นอนครับ
____________________________________________________________
ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะช่วยกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์
อาทิตย์ที่ผ่านมาเป็นหนึ่งสัปดาห์ที่ผมทั้งเครียด ทั้งตื่นเต้น เพราะหัวหน้าให้โอกาส present กับ Steering Committee ของบริษัทในงานที่ทำอยู่
Steering Committee (ยังหาคำแปลภาษาไทยที่ถูกใจไม่เจอ) คือกลุ่มผู้บริหารระดับสูงของบริษัทที่รับผิดขอบ project ใหญ่ๆของบริษัท
ซึ่งจะมีการประชุมเพื่อตัดสินใจ แก้ปัญหา และติดความความคืบหน้าของ project เป็นระยะ โดยปกติคนที่เป็น project lead จะเป็นคน present
Project lead ซึ่งคือหัวหน้าผมเห็นว่า หัวข้อที่กำลังมีปัญหาต้องรีบตัดสินใจ คือเรื่องที่ผมรับผิดชอบอยู่ เลยให้ลองเปิดตัว present เอง (ขอบคุณครับ T__T)
ตัวผมที่เป็นมดทำงานตัวเล็กๆแม้จะเคย present งานก็ไม่น้อย ก็ยังอดป๊อดเบาๆไม่ได้ เพราะ Steering Committee แต่ละคนรุ่นใหญ่ เขี้ยวลากดินทั้งนั้น
แน่นอนว่าแม้จะพยายามเตรียมตัว และขอให้หัวหน้าช่วยโค้ชอย่างใกล้ชิด ยังมีเมามัด ต้องพักยกให้น้ำ ทำแผลบ้าง
วันนี้ present เสร็จ รีบกลับมานึกว่า ถ้าครั้งหน้าต้องขึ้นชก เอ้ย present ใหม่ ควรระวังตรงไหนบ้าง
ถือว่าเป็นเป็นบทเรียนมาฝากคนที่เตรียมนำเสนอกับผู้บริหารไว้ จะได้ไม่ต้องเจ็บซ้ำเหมือนกันนะครับ
- background > options > recommendation ในการพูดถึงแต่ละประเด็น ให้หัวข้อเรียงลำดับตามนี้ เอาให้สั้น กระชับที่สุด เห็นความเชื่อมโยงระหว่างประเด็น และตามวิธีคิดของเราจนออกมาเป็น recommendation ได้
- ทำ power point ให้เข้าใจง่ายที่สุด ใส่ใจในทุกคำที่ใช้ การ present ภายในสำหรับการทำงานจริงๆ ไม่เน้นความสวยงาม มีแต่ text เป็นหัวข้อตัวใหญ่ๆ และตารางแบบธรรมดาที่สุด ไม่ต้องใส่สี เล่น 50 shades ถ้าจะมีรายละเอียดอะไรให้ใส่ไว้ใน back up slide หรือ attach เป็น object ใน slide อีกที แต่สิ่งหนึ่งที่เพิ่งรู้คือการใช้คำ และลำดับการนำเสนอ ทุกคำต้องมีความหมาย ทุกประโยคต้องมีที่มาที่ไป ว่าทำไมเราถึงพูดถึง เชื่อมกับหัวข้อ หรือประเด็นอื่นยังไง เป็นเหตุผล หรือสนับสนุนกับสิ่งที่ต้องการจะเสนอตรงไหน เพราะ slide ของเราจะถูกใช้ในการอ้างอิงในอนาคต
- lobby นอกรอบ เรื่องนี้หัวหน้าแนะนำไว้เลย เพราะถ้าหัวข้อที่ความเห็นอาจก้ำกึ่ง เสียงแตกตกลงไม่ได้ ให้นัดคุยกับนอกรอบกับ คนที่น่าจะเห็นด้วยกับเรา เพื่อให้ช่วยในที่ประชุม หรือ คนที่น่าจะไม่เห็นด้วยกับเรา เพื่ออธิบายนอกรอบก่อน
- อย่าไว้ใจเทคโนโลยี ปกติก็ไม่ประมาทเรื่องพวกนี้อยู่แล้ว ครั้งนี้ก็ไปที่ห้องประชุม set-up อุปกรณ์ก่อนครึ่งชั่วโมง แต่เนื่องจากการประชุมนี้เป็นทั้ง telecon จาก 3 ประเทศ แถม share slide สดผ่าน meeting room software อีก ประเด็นคือตอนทดสอบไม่มีปัญหา พอเริ่มปั๊บ อีก 2 ประเทศ ไม่เห็นหน้าจอเรา แก้ยังไงก็ไม่หาย จนต้องตัดประเด็นที่ต้องดูข้อมูลจาก slide ออกไป คุยใหม่คราวหน้า ต้องบอกว่าไม่เชื่ออย่าลบหลู่จริงๆ คราวหน้าคงต้องเผื่อเวลามากกว่านี้ พร้อมธูปเทียน
- ตอบให้ตรงคำถาม เรื่องนี้เหมือนง่าย แต่จะไม่ง่ายถ้าไม่เข้าใจความหมายแฝงของคนถาม เรื่องนี้หัวหน้ามาสอนทีหลังว่าต้องเข้าใจว่าคำถามของแต่ละคนต้องการอะไร ซึ่งหลายครั้ง คำถามไม่ตรงไปตรงมาอย่างคำพูด แต่มีการเมืองซ่อนอยู่ ก็คงต้องฝึกจับความหมายกันไป
จบงานนี้เหนื่อยแต่ก็ได้รู้อะไรใหม่ๆให้ฝึกอีกเยอะเลย
ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะช่วยกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์
สัปดาห์ที่ผ่านมาได้คุยกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับพฤติกรรมของน้องๆ Gen Y เกี่ยวกับการทำงานที่ฟังแล้วเสียดายแทนโอกาสในอนาคต เลยเก็บมาเล่าเป็นข้อคิดให้ลองคิดดูนะครับ
ตัวอย่างที่ 1
น้องฝึกงานจบ พี่ HR โทรไปขอบคุณ และสรุปผลการประเมิน ซึ่งน้องคนนี้ทำไม่ได้ดีเท่าไหร่
ก่อนวางสาย พี่ HR บอกว่าขอให้ feedback น้องได้มั้ย?
ปรากฏว่าน้องวางสายใส่เลย…
ตัวอย่างที่ 2
ผู้จัดการนัดผู้สมัครมาสัมภาษณ์งาน (more…)
มนุษย์เงินเดือนแทบทุกคนย่อมมีความฝันที่จะก้าวหน้าในอาชีพการงานของตนทั้งนั้น จะก้าวเร็วก้าวช้า ก็แล้วแต่ความสามารถ และโอกาสจะเอื้ออำนวย
ถ้าสามารถก้าวหน้าอย่างมีความสุขด้วยนี่ต้องบอกว่าไม่ธรรมดา
ผมได้เจอเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง เป็นอาตี๋มาจากเมืองจีน
ทำงานตึกเดียวกัน ก็ทักทายกันบ้าง แตไม่เคยได้เวลาได้คุย ทำความรู้จักกันเท่าไหร่
จนกระทั่งผมกลับไทยสัปดาห์ที่ผ่านมา น้องที่รู้จักลากมาทานข้าวด้วย ถึงได้รู้ถึงว่าไม่ธรรมดา ของอาตี๋คนนี้
ท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงของบริษัท และธุรกิจ อาตี๋ (เจ้าตัวยอมรับชื่อนี้แต่โดยดี) ก้าวหน้าได้รับโปรโมทถึง 3 ครั้งในเวลาที่อยู่กับบริษัทมา 8 ปี
แถมล่าสุดบริษัทส่งมาเป็น Expat ที่เมืองไทยในช่วงที่บริษัทกำลังควบคุมค่าใช้จ่าย
ที่เด็ดสุด คือ เขาทำงานอย่างมีความสุข ครับ
ผมไม่เคยเห็นหน้าของอาตี๋คนนี้ไม่เปื้อนยิ้มเลย (แต่ปาดน้ำตาไปแล้วรึปล่าว อันนี้ไม่แน่ใจ ^^”)
อะไรจะถูกหวยในการทำงานได้ขนาดนี้!
อย่ากระนั้นเลย เมื่อเจอคนที่น่าสนใจแบบนี้ ผมก็ไม่พลาดที่จะพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิด และสกัดเอาประเด็นที่น่าสนใจมาแบ่งปันกัน
ผมขอดึงเอาประโยคเด็ดๆที่อาตี๋คนนี้พูด แล้วมาเล่าขยายความให้ฟังนะครับ (more…)