แม่การะเกด ออเจ้าว่ากระไร ข้าฟังไม่รู้ความ
ระหว่างที่ผมดูท่านขุนหมื่นงงกับคำพูดไม่คุ้นหูของแม่การะเกดในละครบุพเพสันนิวาส ผมก็นึกถึงภาพในการทำงานที่หลายครั้งการสื่อสารของคนในทีม ก็ทำให้ผมรู้สึกงง ไม่เข้าใจในสิ่งที่น้องๆ ในทีมพยายามสื่อ ไม่ต่างจากท่านขุนหมื่น
ทั้งๆ ที่เข้าใจถึงความตั้งใจของน้องๆ แต่การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้หงุดหงิด และเสียเวลาการทำงานทั้งสองฝ่าย
ผมมาทบทวนจากประสบการณ์การสื่อสารกับหัวหน้าที่มีประสิทธิภาพ และไม่มีประสิทธิภาพ บวกกับความคาดหวังของตัวเองในฐานะหัวหน้า สรุปออกมาเป็น 4 เทคนิคที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับหัวหน้า (หรือคนที่ทำงานด้วย) ได้ดีขึ้น
1. อธิบาย context กับ background ของประเด็นที่จะพูด
หลายคนพอมีโอกาสพูดกับหัวหน้า ก็รัวปัญหาใส่หัวหน้าประหนึ่งแร๊พ อโยธยา ซึ่งเราต้องอย่าลืมว่าหัวหน้าไม่ได้รับผิดชอบเรื่องของเราแค่คนเดียว และเขาไม่ได้อยู่หน้างาน ใช้เวลากับงานของเราเท่ากับตัวเรา เพราะฉะนั้นก่อนพูดถึงประเด็นที่ต้องการสื่อ ควรบอก context กับ background ของเรื่องนั้นซักนิด เพื่อให้หัวหน้าเข้าใจที่มาที่ไป สถานะปัจจุบันของเรื่องที่เราต้องการจะสื่อสาร ก่อนจะลงไปที่ตัวประเด็นที่อยากจะพูด
แต่ในกรณีที่หัวหน้าแม่นรายละเอียดของงาน หรือได้พูดคุยกันบ่อยๆ เราก็สามารถที่จะเจาะไปที่สิ่งที่ต้องการจะสื่อสารได้เลย ไม่ต้องเกริ่นให้มากความ
2. ไม่พูดข้ามประเด็นไปมา
สิ่งหนึ่งที่ผมมักเจอเวลาที่ทีมนำเสนอคือการข้ามประเด็นไปมา เป็นลักษณะพูดเอง เออเอง คนฟังก็จะงง ว่าสรุปตอนนี้พูดถึงประเด็นไหนอยู่ ยิ่งถ้าต้องพูดนำเสนอกับทีมใหญ่ ลำดับการเรียบเรียงประเด็นจะยิ่งมีความสำคัญ และต้องทำให้คนฟังคิดตามเป็นลำดับให้ง่ายที่สุด
เรื่องการพูดข้ามประเด็นนี้ คนพูดมักไม่รู้ตัว จึงต้องอาศัย feedback จากหัวหน้าหรือคนรอบตัวเพื่อช่วยในการปรับปรุง
3. เล่าแบบมี hyperlink
ผมเคยมีปัญหากับการเล่าประเด็นที่มีรายละเอียด และซับซ้อนให้ผู้บริหารฟัง โดยความยากอยู่ที่การรักษาสมดุลระหว่างภาพใหญ่ กับรายละเอียดที่ต้องการนำเสนอ ผมอ่านเจอวิธีแก้ปัญหาเรื่องนี้จากหนังสือเล่มนึง เขาแนะนำให้เล่าจากภาพใหญ่ แต่มีประโยคที่เป็นเสมือน hyperlink ของ internet เพื่อให้หัวหน้าสามารถถาม เหมือนคลิก อ่านต่อ… เพื่อที่เราจะขยายความในรายละเอียดต่อ ถ้าสนใจ เช่น
ผม: วันนี้ผมจะอัพเดตเรื่องงาน เรื่องทีม และสิ่งที่อยากให้หัวหน้าช่วยครับ เริ่มจากเรื่องงานก่อน เดือนนี้มี 3 projects on-hand, Project A, B, C ทุก project ตอนนี้ on-track หัวหน้าอยากให้ update รายละเอียด project ไหน เพิ่มเติมมั้ยครับ
หัวหน้า: ไม่เป็นไร ไปเรื่องทีมเลย
หรือหัวหน้าอาจถามเพิ่ม
หัวหน้า: ช่วย update project B ให้ผมหน่อย ผมกำลังจะประชุมกับ board เรื่องนี้พอดี
ผม: ได้ครับ project B ตอนนี้……
หลังจากอธิบายรายละเอียดเสร็จแล้ว เราก็ย้อนกลับมาที่ flow ใหญ่ เป็นการ zoom in, zoom out เพื่อรักษา flow หลักของเรื่องที่ต้องการจะสื่อ
4. สรุปสิ่งที่ต้องการให้หัวหน้าช่วย หรือทำต่อ
ในกรณีที่สิ่งที่คุยกับหัวหน้าไม่ใช่เรื่องแจ้งเพื่อทราบ เราควรช่วยสรุปที่ต้องการให้หัวหน้าช่วย หรือทำต่ออีกครั้งก่อนแยกย้ายกัน เพื่อให้แน่ใจว่าเราได้สื่อสิ่งที่ต้องการกับหัวหน้า และถ้าเรื่องนั้นเป็นเรื่องสำคัญ ก็ควรส่งอีเมล เพื่อสรุปสิ่งที่ต้องการให้หัวหน้าช่วย หรือทำต่อ พร้อม deadline ที่ต้องการ (ถ้ามี) ด้วย เพื่อช่วยหัวหน้าจำอีกแรง
แม้ออเจ้าจะไม่ได้สื่อสารกับขุนหมื่นเป็นคำอโยธยา แต่ข้ามั่นใจว่า 4 เทคนิคนี้จะช่วยให้ออเจ้าคุยกับหัวหน้า หรือขุนหมื่นได้รู้ความมากขึ้นแน่นอน
ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามโดนๆ มาช่วยกระตุ้นพลังการทำงานทุกเช้าวันจันทร์
