การบริหารเวลา หรือ Time management เป็นทักษะที่เป็นที่สนใจมากขึ้นทุกวัน เราคงเคยได้ยินคนรอบๆตัวบ่นให้ฟังว่า ทำงานทุกวัน work-life balance ไม่ดี ไม่มีเวลานอน หรือ เที่ยวอย่างที่เคย หลายคนก็คิดและคาดหวังว่า ถ้าได้มาเรียนเรื่อง การบริหารเวลา จะทำให้เราทำงานได้ดีขึ้น (เหรอ?) หรือ ให้มีเวลาทำอย่างอื่นมากขึ้น ในฐานะที่เป็น Trainer หัวข้อนี้ของบริษัท ก็อยากสรุปหลักใหญ่ของเรื่องนี้ซึ่งปกติจะใช้เวลาเรียนประมาณครึ่งวัน ให้คนที่สนใจ ลองนำไปใช้ดู ผมแบ่งเป็น 5 ขั้นตอนง่ายๆ
- เก็บข้อมูลการใช้เวลาในแต่ละวันของเรา อาจจะทำเป็นตารางเวลา (time log) ง่าย เพื่อให้เห็นว่าในแต่ละวันเราใช้เวลาทำอะไร ไปนานเท่าไหร่ หัวใจสำคัญสำหรับข้อนี้ คือการบันทึกข้อมูลจริง ไม่ได้มาจากการนั่งเทียนคิดว่าเราใช้เวลาอย่างไร ถ้าเป็นไปได้ควรเก็บข้อมูลหลายๆวันเพื่อให้เห็นแบบแผนการใช้เวลาของเรา ทั้งวันทำงาน และวันหยุด
- กำหนดเป้าหมายของเรา ซึ่งจะเป้าหมายนี้จะสำคัญในการจัดลำดับความสำัคัญของงานหรือกิจกรรมของเราต่อไป ถ้าปราศจากเป้าหมาย หรือเป้าหมายไม่ชัดเจนแล้ว เราอาจจะพบว่าเราบริหารเวลาได้มีประสิทธิภาพในเรื่องที่ไม่ได้มีความสำคัญกับเราจริงๆ
- เข้าใจ time management matrix ซึ่งมี 2 แกน คือ แกนความสำคัญ กับ แกนความเร่งด่วน เรื่องความเร่งด่วน ทุกคนคงทราบว่าด่วนก็คือด่วน แต่ถามว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญ(สำหรับเรา)ล่ะ สิ่งที่สำคัญ คือสิ่งที่ทำแล้วช่วยให้เราเข้าใกล้เป้าหมายได้มากขึ้น เช่น ถ้าเป้าหมายเราคือ การลดน้ำหนัก การออกกำลังกาย และการกินอาหารที่ดีต่อสุขภาพ ก็เป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับเรา แต่ถามว่าทั้งสองกิจกรรมนี้เป็นเรื่องด่วนมั้ย? ก็ไม่ ไม่ออกกำลังกายวันนี้ อาทิตย์นี้ก็ไม่เป็นอะไร แต่มันสำคัญกับเป้าหมายของเรา
- ลองเอาข้อมูลการใช้เวลาของเรา ซึ่งได้จากข้อ 1 มาเทียบกับ time managment matrix ในข้อ 3 ดูว่า เวลาของเราอยู่ในช่องไหนมากที่สุด
- หลักการง่ายๆในการบริหารเวลาให้ดีขึ้น คือ
- การใช้เวลากับสิ่งที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน (ช่อง 2) ให้เยอะที่สุด ซึ่งจะช่วยลดงานที่สำคัญและเร่งด่วน (ช่อง 1) ไปในตัว
- ตัดงานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (ช่อง 4) ออกไปให้มากที่สุด
- สำหรับงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (ช่อง 3) ให้พยายามลดโดยการตั้งกฏ เช่น กำหนดช่วงเวลาสำหรับการเช็คอีเมล์ หรือ การคุยงาน เป็นต้น หรือ พยายามมอบหมายงานให้ในทีม (ถ้ามี :P) ช่วยตามความเหมาะสม
สิ่งสำคัญที่สุด คือต้องเอาไปใช้ ใช้แล้วได้ผลหรือเจอปัญหาอย่างไร หรือใครมีเทคนิคเด็ดๆในการบริหารเวลาก็มาเล่าแบ่งปันกันได้นะครับ…
________________________________________________________________________________ ถ้าชอบบทความนี้ คุณอาจจะสนใจ Monday’s Spark with Chutchapol.com ซึ่งผมคัดไอเดียเจ๋งๆ คำถามสั้นๆ ที่จะช่วยกระตุ้นพลังในการทำงานทุกเช้าวันจันทร์
